Organisation de Congrès
Vous souhaitez organiser un Congrès?
Les congrès et conventions nécessitent de la rigueur et une organisation sans faille, quels que soient leur taille et leur importance. Nous intervenons selon vos besoins depuis la conception jusqu’à la réalisation.
Votre agence événementielle Sorel & Stendhal est le partenaire de votre réussite !
Notre équipe de professionnels vous accompagne tout au long de votre meeting. Votre événement est un point décisif pour la pérennité de votre environnement de travail.
Sorel & Stendhal connaît vos enjeux et est là pour vous accompagner dans toute l’organisation événementielle de votre congrès.
Faites confiance à la solution Sorel & Stendhal pour réussir votre conférence d’entreprise.
| LA GESTION DES INSCRIPTIONS – Création du site internet dédié à l’événement – Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé – Création d’une base de données personnalisée – Suivi des participants – Traitement des demandes – Confirmation individuelle – Permanence téléphonique – Attestation de présence | LA GESTION DES COMMUNICATIONS – Formulaire de dépôt des résumés – Réception des résumés – Transmissions des données au comité scientifique – Notification aux auteurs | LA PRISE EN CHARGE DES INVITES ET INTERVENANTS – Analyse des besoins – Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage) -Remboursement notes de frais | LA GESTION DES SPONSORS ET DES EXPOSANTS – Recherche de sponsors – Élaboration du dossier technique – Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires – Envoi du dossier exposant – Proposition de plan d’implantation |
| LA GESTION DES FINANCES – Budget prévisionnel – Ouverture d’un compte bancaire spécifique – Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs – Pointage et encaissement des règlements – Factures individuelles – Comptabilité du congrès – Remise du bilan final à l’organisateur | LA RESTAURATION – Choix du traiteur ou du restaurateur – Repérage des lieux et salles – Demande de devis – Choix des menus – Dégustation – Aménagement des lieux – Organisation des pauses, cocktails, dîners de gala… | LE TRANSPORT – Sélection des prestataires – Demande de devis – Demande de fichets réduction SNCF et agréments compagnies aériennes – Point accueil aux endroits stratégiques – Organisation des arrivées | L’HEBERGEMENT – Sélection des hôtels – Demande d’options – Négociation de quotas et tarifs groupes – Création de la page web dédiée et formulaire de réservation – Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation – Gestion des arrhes – Edition des rooming list – Permanence téléphonique |
| LES ESPACES – Sélection des lieux – Équipements techniques – Ateliers et sous-commissions – Décoration scénique et florale | LA COMMUNICATION – Site internet dédié à l’événement – Charte graphique et création de logo – Cartons d’invitation – Affiches – Calicots – Programme – Edition des actes – Relations presse – Objets promotionnels – Reportage photos/vidéos | L’ACCUEIL – Régie générale – Accueil des participants – Gestion des hôtesses/Vestiaire – Badges personnalisés – Mallettes – Cadeaux – Sécurité | LE PROGRAMME SOCIAL – Visites guidées de villes ou de sites – Excursions -Ateliers à thème |
Pour organiser votre prochain congrès, contactez-nous par mail, via notre formulaire de contact ou en appelant le 04 76 00 09 36.
