Organisation de Congrès

Vous souhaitez organiser un Congrès?

Les congrès et conventions nécessitent de la rigueur et une organisation sans faille, quels que soient leur taille et leur importance. Nous intervenons selon vos besoins depuis la conception jusqu’à la réalisation.

Votre agence événementielle Sorel & Stendhal est le partenaire de votre réussite !
Notre équipe de professionnels vous accompagne tout au long de votre meeting. Votre événement est un point décisif pour la pérennité de votre environnement de travail.
Sorel & Stendhal connait vos enjeux et est là pour vous accompagner dans toute l’organisation événementielle de votre congrès. Faites confiance à la solution Sorel & Stendhal pour réussir votre conférence d’entreprise.

LA GESTION DES INSCRIPTIONS
Création du site internet dédié à l’événement
Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
Création d’une base de données personnalisées
Suivi des participants
Traitement des demandes
Confirmation individuelle
Permanence téléphonique
Attestation de présence
LA GESTION DES COMMUNICATIONS
Formulaire de dépôt des résumés
Réception des résumés
Transmissions des données au comité scientifique
Notification aux auteurs
LA PRISE EN CHARGE DES INVITES ET INTERVENANTS
Analyse des besoins
Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
Remboursement notes de frais
LA GESTION DES SPONSORS ET DES EXPOSANTS
Recherche de sponsors
Élaboration du dossier technique
Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
Envoi du dossier exposant
Proposition de plan d’implantation
LA GESTION DES FINANCES
Budget prévisionnel
Ouverture d’un compte bancaire spécifique
Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
Pointage et encaissement des règlements
Facture individuelle
Comptabilité du congrès
Remise du bilan final à l’organisateur
LA RESTAURATION
Choix du traiteur ou du restaurateur
Repérage des lieux et salles
Demande de devis
Choix des menus
Dégustation
Aménagement des lieux
Organisation des pauses, cocktail, dîner de gala…
LE TRANSPORT
Sélection des prestataires
Demande de devis
Demande de fichets réduction SNCF et agréments compagnies aériennes
Point accueil aux endroits stratégiques
Organisation des arrivées
L’HEBERGEMENT
Sélection des hôtels
Demande d’options
Négociation de quotas et tarifs groupes
Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
Gestion des arrhes
Edition des rooming list
Permanence téléphonique
LES ESPACES
Sélection des lieux
Équipements techniques
Ateliers et sous-commissions
Décoration scénique et florale
LA COMMUNICATION
Site internet dédié à l’événement
Charte graphique et création de logo
Cartons d’invitation
Affiches
Calicots
Programme
Edition des actes
Relations presse
Objets promotionnels
Reportage photo/vidéo
L’ACCUEIL
Régie générale
Accueil des participants
Gestion des hôtesses / Vestiaire
Badges personnalisés
Mallettes
Cadeaux
Sécurité
LE PROGRAMME SOCIAL
Visites guidées de villes ou de sites
Excursions
Ateliers à thème